ゴルフが趣味の会社員なら、会社のコンペは付き物ですよね。
普段あまり接点のない社長や上役の人柄を見れるチャンスでもありますし、ゴルフを通じて同僚と親睦を深めることも期待できます。
そんなコンペの幹事は、社員の持ち回りで行うことが一般的です。
ゴルフを始めて間もないあなたも例外ではありません。
ある日突然、次回コンペの幹事を任されてしまったら・・・
でも心配することはありません。
手順とコツさえ覚えておけば、幹事はそんなに大変なことでは無いんです。
むしろ、幹事をスマートにこなすことであなたの評価を上げることすらできるかも知れませんよ。
この記事では、コンペ開催までの時系列に沿って『幹事のやるべきこと、考えるべきこと』を解説していきます。
初めての幹事の参考にしてみてください。
コンペ3か月前
突然の幹事宣告を受けたら、まずはコンペを取り巻く諸条件を確認しましょう。
会社によって、またコンペの規模によって様々ですから、下準備からきっちりと行います。
【裏幹事を探す】
会社主体で行われるコンペであれば、必ず大元を仕切る裏幹事がいるハズです。
（社員の仲間内だけで開くカジュアルなコンペは除きます）
社員の慰労のために会社の経費を使ったり、取引先の顔役を招いたりすることもありますから、万が一のことが無いように上役の誰かが大元としてすべてを把握している形です。
ゴルフ好きの経理部長だったり、社長の秘書だったりと会社によってケースバイケースですが、これまでに幹事を経験した同僚や先輩に聞けばすぐ判明するはずですので真っ先に確認しましょう。
その後はこの「裏幹事」に要所で確認を取りながら進めていくことになりますので、しっかりと挨拶をして自分が幹事を務めることを認識してもらいましょう。
【諸条件を確認する】
コンペ開催の前提となる諸条件を裏幹事に確認します。
確認事項は以下の事が代表的でしょう。
■参加する主賓（社内の上役や取引先からの参加の有無）
社員の参加枠以外に確保しておくべき特殊枠の人数を把握します。また、主賓の格によってコンペ自体の格もある程度わかるのでその後の備えが変わってきます。幹事をゴルフ初心者のあなたに依頼しているということは、それほど重要なコンペではなく「慰労」の為のカジュアルなコンペである可能性が高いと言えますが。
■主賓への招待依頼
幹事だからと言って全く面識のない社外の主賓へいきなり招待の連絡をするのはよろしくないでしょう。主賓となる方々には裏幹事を通じて招待や参加の確認をしてもらえるようにお願いしておく必要があります。
■大凡の開催時期（いつ頃の開催が会社的に望ましいか）
会社全体の業務の山谷や主賓の都合によって開催時期に目星をつけておく必要があります。主賓への連絡を裏幹事に依頼できたのであれば、ターゲットとなる開催日についてもある程度絞って共有しておきましょう。
■会社からのコンペ費用捻出の有無と金額
コンペの費用を交際費などの経費として捻出してくれる会社もあるでしょう（この際経費として認められるかどうかの問題はココでは触れません）。また、社長や上役がポケットマネーで一部費用を負担してくれる場合もあるかも知れません。今後決めることになるコースや参加費、景品費に大きく影響しますので、裏幹事に確認しておきましょう。
■ゴルフ場の指定の有無
コンペ費用の捻出の件とほぼ同義ですが、会社名義、もしくは社長名義などで会員権を所有するゴルフ場をコンペ会場に指定される場合がありますので確認しておきましょう。また指定のゴルフ場が格式高いゴルフ場である場合は一般社員のプレーフィーも跳ね上がってしまうことが多いので、このプレーフィーまで会社持ちになることが多いでしょう。予約などのゴルフ場とのやり取りは裏幹事に確認して依頼することになるでしょう。
【対象者へ開催の予告案内を出す】
大凡の開催時期が判明した時点で参加の対象となる方へ案内を出しましょう。
この時点では具体的な日付を指定できなくても構いません。
月の上、中、下旬目途や2～3つの開催日候補を伝えてスケジュールの調整を促すことが目的です。
また、仮の参加希望をつのって人数規模の参考にすることも出来るでしょう。
ただし、この時期の仮の参加希望は実際よりも少なめに出ると思います。
まだ開催まで時間があるからと案内を流し読みする人も多いはずですから、あくまで参考程度に留めておきましょう。
また案内を出す際に社内一斉メールを使用することも多いと思いますが、その場合は『ゴルフをしない人』への配慮を欠かしてはいけません。
ゴルフは間違った先入観から意外とアンチが多いスポーツです。
「ゴルフをする人だけ会社から補助が出るなんてズルい！」なんていう言葉もよく効きますから、『ゴルフをしない人』が目にしても不快にならない様に文面に配慮しましょう。
コンペ2か月前
先の一ヶ月でコンペ開催に関わる諸条件を確認しましたので、開催まで2か月にせまったところでコンペを具体的に組み立てていきましょう。
【開催日を絞る】
大凡の開催時期はすでに設定してあるはずですから、ここからは具体的な開催日を絞って行きましょう。
まず優先すべきは主賓です。
裏幹事に依頼して調べてもらった主賓の都合を軸に日程を絞ります。
会社のコンペで会社にとって重要な方を招くのであれば当然ですね。
これが日程を決めるうえでの一番優先度の高い条件となります。
主賓の都合を加味してもまだ候補日が複数ある場合は、仮の開催案内時にとった参加希望者に都合を聞くなどして選びましょう。
といっても大人数の予定がしっかり合うのは不可能ですから、主賓の都合さえ考慮できていれば最終的には勢いで決めてしまうしかありません。
この時点でゴルフ場予約サイトを見て枠をとれそうな日を確かめるのも手ですね。
【ゴルフ場を絞る】
そろそろコンペを開催するゴルフ場を選びましょう。
考慮すべきは『価格帯』と『場所』です。
これまで主賓を主体に諸条件を確認してきましたが、価格帯については反対に、一般社員目線で選ぶことになります。
無理に背伸びして高いゴルフ場を選んでしまってはせっかくの参加希望者を遠ざけかねません。
目安としては、普段ゴルフ仲間と良く利用する価格帯、もしくはこれに＋¥2000～¥3000程度でしょう。
とは言えあまり安いところだとコンペルームがなかったり、ゴルフバッグをセルフでカートに積んだりといった制限が入ってしまいます。
個人的にゴルフを楽しむにはリーズナブルで良いのですが、複数人が参加するコンペでは最低限普通のサービスが受けられるゴルフ場にしましょう。
参加費のほかに景品代も徴収して開催する場合はさらに大変になります。
プレーフィーと景品代の合計が大きければまた参加者を遠ざけてしまいます。
ただし、すべての費用を徴収で賄うということは、それだけ一般社員主体のカジュアルなコンペであるとも言えます。
この場合はあくまでゴルフを楽しむことが目的であると割り切り、景品は一人¥1000程度に抑え、ドラコン、ニアピン、TOP賞などの主要な景品以外は安くネタに逃げるというのも充分アリな選択です。
会社から費用が捻出できる場合はこの限りではありません。
いつも利用する価格帯よりも一段高いゴルフ場を経験するチャンスですから、使えるものは使って貴重な体験をしてみてください。
キャディを付けるかどうかもゴルフ場選びに影響します。
これまでのコンペではキャディを付けていたかどうかを確認し、前例に従う形で問題ないでしょう。
また、参加者に年配者が多い場合はアップダウンの激しい山岳コースを避けるなどの配慮も選択肢に余裕があれば考えておいた方が良いと言えますね。
そして、ゴルフ場の立地も多少は考慮しましょう。
さすがに主賓だけが極端に遠くなってしまうような場所は避けられれば避けるべきです。
気を使って大多数から遠いのに主賓だけが近いような場所を選ぶ必要はありませんが、全体的にアクセスしやすい高速道路降り口の近くを選ぶなどの配慮は大切です。
ちなみに、実際に予約するのはこの後に参加希望を募ってからです。
そのため、この時点では第一候補＋予備2候補程度に絞っておけば大丈夫です。
■ゴルフ場選びは予約サイトを利用する
コンペ会場選びは『楽天GORA』や『GDO』などのゴルフ場予約サイトを活用しましょう。
予算や人数、立地などの条件から検索して複数候補を比較検討できるので便利ですし、幹事向けに「パーティー付」のプランや「サイト限定割引」、「楽天ポイント付与」などのサービスもあります。
また、大人数で枠を確保しづらい場合はこちらの条件を伝えて枠を調整してもらう「リクエスト」形式での申し込みも可能ですから、コンペのセッティングには積極的に活用した方が良いでしょう。
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【参加費を決める】
ゴルフ場が決まったら参加費を決めましょう。
コンペの参加費としては、一般的に『プレーフィー』『パーティー代』『景品代』の合算になります。
『プレーフィー』とは一人当たりのゴルフ場利用料。
『パーティー代』とはプレイ後に行うスコア発表や親睦のためのミニパーティー代。
『景品代』はスコアに応じて配布する余興の景品にあてる費用です。
特に会社などから費用を捻出してもらえる場合は、参加者からあらかじめプレーフィーとパーティー代を徴収し、ゴルフ場では全ての費用を『一括清算』する方が良いでしょう。
これは予約時点でゴルフ場に伝えておけば問題ありません。
領収書の書式については裏幹事に確認を。
また、プレーフィーとパーティー代が別でかかる場合も費用の管理が複雑になりますので一括清算の方が便利です。
ただし、ゴルフ場の利用プランにパーティー代が含まれている場合は面倒な計算が不要ですからプレイ後に個別で清算する形にしても構いません。
この場合は景品代のみ事前に徴収する形になります。
これらのことを踏まえ、参加者から徴収する参加費を設定します。
プレーフィーとパーティー代はゴルフ場選びの時点でほぼ固定出来ますから、考えるべきは景品代ですね。
「大凡の人数×一人当たりの景品代」で総額をイメージし、準備したい景品を用意できるかどうかで判断します。
とは言え、景品についてはまだ具体的に選んだわけではないですから、前回までの社内コンペでどの程度の金額を用意したかを参考に仮設定するのが現実的ですね。
景品総額については会社から費用が出る場合は豪華で構いませんが、そうでない場合は無理に背伸びをする必要はありません。
あくまで主体はゴルフですからね。
【具体的な参加希望を募る】
日程、ゴルフ場、参加費があらかた決まったら、具体的に参加希望を募りましょう。
方法はコンペ3ヶ月前に行った案内と同じ形で構いませんが、条件面は判明している範囲で細かく伝えるようにします。
ほんとの最終的な人数決定はもう少し後で構いませんが、この時点で決めた人数で実際のゴルフ場の予約を行います。
そのため、ある程度信憑性のある人数にしておく必要があります。
「まだ決められない」という人や、案内に気づかない人も一定数いるハズですが、保険を掛け過ぎて人数を多めに設定しているとゴルフ場の予約が困難になってしまいます。
参加希望があった人数＋1割程度の余裕をもっていれば大抵の事には対応できますから、ここは思い切って人数設定をしてしまいましょう。
【ゴルフ場を予約する】
人数を決定したらいよいよゴルフ場の予約です。
予約サイトに従って申し込めば特に大変なことはありませんが、パーティーの食事内容やスコアの集計方法について幹事としてゴルフ場側とのやり取りが発生することがあります。
この辺の細かいことは基本的に過去のコンペに形にならえば問題ありませんので、適切に対処してください。
スタート時間については、主賓方の特段の希望がない限りは最終組に近い時間帯を指定しましょう。
スタート前の集合が楽になりますし、プレイ中もコンペの後に一般客がつっかえているよりは精神的に楽になります。
とくにコンペでは、普段あまり練習しない人たちも参加することが多いですから、プレイ時間が間延びしがちです。
なお、予約組数が多い場合はIN/OUTでスタートコースを分けた方が賢明です。
一般的に各組のスタート時間には7～8分程度の間隔があけられますから、例えばコンペが6組である場合、40～50分の時間差が生じます。
この時間差は1組目の人たちがプレイ終了してからパーティー開始までの『待ち時間』になります。
1組目に主賓を配置する場合などは特にこの待ち時間に考慮しましょう。
IN/OUTに分けて同時にスタートすることで待ち時間は半分になりますから、予約の際にこの配置が出来るかどうかも考えておく必要がありますね。
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コンペ1ヶ月前
とうとうコンペまで1ヶ月。
ココからは景品選びや参加者の組み分けなど、より詳細な計画を練って行きましょう。
【組み分け】
コンペにおいて組み分けは非常に重要です。
同じ組になればほぼ一日を一緒に過ごすわけですから、是非とも気持ちよく快適にプレイしてもらう必要があります。
そのために考慮すべき点を何点か解説していきます。
■組ごとのスコアを揃える
コンペともなれば、ゴルフがうまい人、下手な人、プレイが速い人、遅い人など様々な人が参加します。
これを人柄や相性だけで組んでいたのではバランスが取れず、極端にプレイが遅れてしまう組やそれを待ってイライラしてしまう組が発生してしまいます。
重要なのは参加者個人の平均スコアをもとに、組ごとのスコア合計に偏りが出ないようにすること。
具体的には、まず参加者それぞれのスコアを把握します。
特に失礼にはあたりませんから、わからなければ直接聞いてしまって問題ありません。
また、本人の申告スコアだけでは盛る人や控えめに言う人もいますから、社内メンバーでよくゴルフに行く同僚や先輩などに再確認するのも良い手です。
次に、スコアが良い人から順番に各組に振り分けていきます。
そうすれば自然と各組のスコアが均等に近い状態になりますよね。
まずこの形を作ってバランスをとってから、細かい条件の調整をしていきましょう。
■エチケットリーダーを配置する
『エチケットリーダー』とは、簡単に言えばその組における進行の把握をする人です。
幹事にとっては貴重な協力者とも言えますね。
幹事がすべての組の様子を監視することは到底不可能ですから、各組に置いたエチケットリーダーに迅速なプレイ進行やスコアの管理をお願いするわけです。
特にコンペの際は、このエチケットリーダーが組内のスコアをすべて記録してゴルフ場に提出しないとスコア集計が出来ませんから重要な役割です。
エチケットリーダーになってもらうのは、基本的に各組で一番ゴルフが上手な人がいいでしょう。
初心者と同じ組になった場合に面倒を見てもらったりもしますから、人柄的には面倒見がいい方がなお可です。
ただし、主賓は抜いて考えて下さい。
いわば雑用の一端をお願いするわけですからね、失礼が無いように。
■その他特殊事例
最後に特殊な事柄を考慮して調整します。
「社長がアイツと周りたいらしい」「アイツとアイツは仲が悪い」「主賓の組にコミュ障は置けない」などなど。
人が集まれば何かしらの縛りは発生しますから、ここはじっくりと腰を据えて組み替えパズルを楽しみましょう。
【ゴルフ場へ参加者氏名を伝える】
コンペでない場合も同様ですが、ゴルフ場へは参加者全員のフルネームを伝えておく必要があります。
予約サイトを使用して予約した場合は、予約内容の管理画面から参加者の登録が出来ますから済ませておきましょう。
なお、登録後に都合がつかなくなった参加者などがいる場合も数日前まではサイト上で変更可能です。
前日や当日にメンバーに変更がある場合は速やかにゴルフ場に連絡しましょう。
『急に組が増える』『極端にメンバーが減る』などをのぞけば問題なく対応してもらえるはずです。
【参加費用を徴収する】
組み分けが決まったら、これを参加者に伝えるのと合わせて参加費を徴収してしまいましょう。
同時にエチケットリーダーをお願いする人にはひと声かけてあげられると親切ですね。
【景品を準備する】
参加人数も決まって費用の概算が出たら景品も準備しておきましょう。
内容は費用に応じて様々ですが、TOP賞、2位、3位、ドラコン賞、ニアピン賞、ブービー賞あたりの基本を押さえておけば大丈夫でしょう。
※『ブービー』とは、ビリの人ではなくビリのひとつ上の人を指します。
これは、ビリに豪華な景品を与えると意図的にビリを狙われてしまう可能性があるから。
これに対してビリの人は『ブービーメーカー』と呼び、ブービーに景品をとられた不名誉なスコアとして称されます。
「ハズレ」の頭数を合わせるには『高級ゴルフボール』が最適です。
有名メーカーのTOPブランドのボールであればまぁ使わない人はいませんからね。
好みに合わせて3メーカーくらいから選べるようになっていれば完璧。
一人当たりの個数は1スリーブ（3個）でいいですよ。
景品は自分でゴルフショップに出向いて選んでもいいですが、どんなものが喜ばれるのかを判断するのは初心者幹事には少しハードルが高いと言えます。
ゴルフの腕前に応じてほしい景品も違いますし、メーカーの好みもありますからね。
そんな時はゴルフコンペ用の景品を販売しているサイトを覗いてみるのも有効な手ですね。
売れ筋はどんな商品なのか、安くネタに走るならどんなものがあるのか、ちょっと覗いて参考にしてみてください。
始球式用の金ボール、ドラコンニアピン用のフラッグなんかも一緒に買っておくといいですね。
【ローカルルールを確認する】
コンペにおいては、ガチのスコア勝負よりも和気あいあいとした和やかなゴルフが好まれます。
そのため、会社には独自の緩いローカルルールが定められている場合も少なくありません。
例）パットは3回まで。入らない場合は4パットで入ったものとする。
例）ラフでは2クラブレングスまで無罰でボールをリプレイス出来ることとする。
これらは初心者も多いコンペにおいてプレイの進行をスムーズにする狙いもありますので、事前に自分の会社ではどのようなローカルルールが設定されているかを確認しておきましょう。
そしてプレイ前に改めて周知することも重要ですね。
【当日の流れを組み立てておく】
コンペ当日はなにかとバタバタします。
簡単な流れを決めておくことで少しでもスムーズに進められるように準備しておきましょう。
〇〇：〇〇 マスター室前集合
開始の挨拶とルール説明
〇〇：〇〇 OUTコース1組目スタートに合わせて始球式
プレイ後 各組スコアをマスター室に提出し入浴
※最終組はドラコンニアピンフラッグの回収を忘れずに
〇〇：〇〇 入浴を済ませてパーティールームに集合
スコア発表と終了の挨拶
〇〇：〇〇 解散
こうしてシミュレーションしておけば、『挨拶は誰に頼もうか』などの検討漏れも防げますね。
【コンペ詳細を参加者へ通達】
ここまでで、コンペに関する大概の事は準備できました。
決めた事柄はしっかりと参加者へ通達しておきましょう。
コンペ1週間前
ココまで来るとそれほど準備は残っていません。
それよりも急な参加者の変更など、突発的なケースに対応することの方が増えてきます。
まず、1週間前には当日の天気予報がかなりの精度で確認できます。
晴天であれば問題ありませんが、雨天の予報であれば結構面倒ですね。
「多少の雨であれば決行？」
「中止の場合は通達はいつ？」
「ゴルフ場へのキャンセルは可能？」
など、考えることは多々ありますが、相手は自然ですから、これはなすがままに対応するしかありません。
次に参加者の再確認です。
直前に都合がつかなくなることもめずらしくありませんから、1週間前あたりで意思の再確認を行う方が良いでしょう。
このタイミングで不参加のメンバーが出た場合には、ゴルフ場の予約人数や景品の用意数など人数を減らす前に変わりの参加者を探した方が何かと都合が良いことが多いハズですので、社内のゴルフ仲間に協力してもらって代役を探しましょう。
それでも都合がつかない場合は速やかにゴルフ場に連絡を忘れないように。
コンペ前日
とうとうコンペ前日。
しつこいようですが、改めて参加者へコンペ詳細の通達を出しましょう。
コンペに参加し慣れている人ほど大きく構えていますから、「明日のゴルフ場どこだっけ？」なんていう初歩的な質問も容赦なく飛んでくるものです。
最後は当日の景品などの荷物チェックをし、早起きに備えてぐっすり休んでください。
最後に
ということで、『コンペの幹事がすべきこと』を列挙して解説してきました。
当日の流れは事前の準備とその場の判断が全てですから、特にこの場で説明することはありません。
参加する方もコンペ慣れしているでしょうから、多少の不手際はみんなで助けてくれるはずです。
緊張の初幹事を乗り切ってしまえば社内のゴルフ仲間との距離もぐっと縮まり、さらに良好な人間関係を築くことが出来るでしょう。
引き続き充実したゴルフライフを＾＾
